ACCESS

INTRODUCTION :

Le SGBD le plus utilisée dans le domaine des bases de données pour la microinformatique est ACCESS de Microsoft. C'est une base de données extrêmement simple à utiliser et proposant malgré tout  l'ensemble des outils indispensables pour l'utilisation professionnel. La première partie du présent chapitre reflète les notions de base sur les bases de données. La seconde partie suivra les particularités du logiciel pour expliquer comment on utilise une base de données. Les éléments fondamentaux sont en fait les mêmes quand on travail avec les logiciels de ce type. Les explications fournis peuvent être considérées comme une introduction générale au sujet.

NOTIONS DE BASES DE DONNEES

GENERALITES SUR LES BASES DE DONNEES

QU'EST CE QU'UNE DONNEE ?

C'est une information provenant de l'environnement qui va être traitée.

QU'EST CE QU'UN OBJET ?

Un objet ou une entité est un ensemble structuré qui regroupe en lui tous les éléments dont il a besoin.

DEFINITION D'UNE BASE DE DONNEES

Une base de données est un ensemble d'informations structurées et non redondantes,stockées dans un support physique.

En fait, c'est une collection d'informations, de même nature, rangées dans un fichier de données. Elle est constituée d'enregistrements ; ceux-ci sont constitués sur des champs.

Les champs sont, en général, disposés en colonnes et les enregistrements en lignes.

EXEMPLES DE BASES DE DONNEES

• Vous connaissez ces films où le détective est assis devant le PC de la brigade de police, cherchant quelque chose de temps en temps au clavier, secoue la tête, tape encore… Il lève enfin la tête en criant victoire ; le PC vient de lui livré l'escroc qui figurait dans sa base de données (1,86m, cheveux frisés blond, yeux verts, une cicatrice sur la joue gauche…) et les données souhaitées à son propos (Charles, dit le blondin, condamné à deux reprises pour vol à main armée…)

• Supposons maintenant que vous téléphoniez à votre opérateur du téléphone mobile, une voix agréable vous répond par votre nom et vous vous apercevez qu'elle en sait davantage sur vous. Elle peut même, sur votre demande et après avoir effectué une saisie au clavier, vous communiquer les informations sur vous communications (Le numéro appelé, la durée, le montant…)

• Considérant maintenant le vieux carnet d'adresses, qui se remplit d'année en année de surcharges et de feuillets supplémentaires, ceux-ci manquant souvent au moment précis ou l'on a besoin d'eux ?

• Il y' a aussi les recettes de cuisine, de cocktails que vous aviez toujours voulu rassembler.

• Que diriez-vous de dresser une liste de vous CD et de vos cassettes vidéo et de noter à qui

vous les avez prêtés ?

• Ou encore la liste de tous les anniversaires que vous ne devez pas manquer de souhaiter à vos parents, amis et connaissances.

Bref, les exemples ne manquent pas, d'ailleurs tout ce que d'habitude vous inscrivez dans un carnet ou dans un fichier, ce que vous épinglez sur le mur de votre chambre pour ne pas l'oublier, mérite d'entrer dans une base de données personnelles.

SYSTEMES DE GESTION DE BASE DE DONNEES : S.G.B.D

DEFINITION
Un S.G.B.D est un ensemble de fonctions permettant l'exploitation de bases de données : la description, la manipulation, le stockage, la sécurité et l'intégrité des données.
SYSTEMES DE GESTION DE BASE DE DONNEES RELATIONNELLES : S.G.B.D.R
Un S.G.B.D.R est un S.G.B.D où les données peuvent être mises en rapport les unes avec les autres.
STRUCTURE D'UNE BASE DE DONNEES

Une base de données est constituée d’enregistrements. Ceux-ci sont construits sur des champs. Une liste de clients (le nom et l’adresse) ainsi que la liste des produits (référence,désignation, Prix unitaire de vente, prix d'achat, quantité en stock…), des commandes (Numéro de la commande, la date de la commande, les produits commandés) et la liste des fournisseurs (la raison sociale, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de fax…) constituent, par exemple, une base de données. Le nom et l’adresse sont deux champs et chacun des clients constitue un enregistrement. L’ensemble des enregistrements est désigné par le nom ""TABLE". Les champs sont disposés en colonnes et les enregistrements en lignes.

la table

La table est le support physique de l'information. C'est un regroupement d'informations sur un sujet précis comme une liste de publipostage.

Les Champs :

Un champ est une catégorie précise d'information dans une table.

Les enregistrements :

Un enregistrement est un regroupement d'informations sur une personne, un lieu ou
tout autre chose dans une table.

la Clé

Chaque table contient au moins un champ qui permet d’identifier l’enregistrement,
ce champ est appelé "IDENTIFIANT" ou "CLE" de la table.
Un identifiant ne peut pas prendre deux valeurs identiques. Par exemple, si une
personne est identifiée par son Nom et son Prénom alors on ne doit pas avoir, dans la même
table, deux enregistrements de même noms et de même prénoms.

• Clé primaire : c'est le plus petit sous-ensemble de champs permettant d'identifier chacun des enregistrements.

•  Clé étrangère: c'est un champ issu de la migration de la clé primaire d'une autre table.

Exemple :
Table : Fournisseur
Identifiant : Code fourni
 
Table : Produit
Identifiant : Réf Produit
Clé étrangère : Fournisseur
 

RELATIONS :Dans une entreprise, les informations sont multiples est regroupées par famille
(Client, Produits, Fournisseurs, Commandes, Détails commandes…) Pour connaître les commandes d'un client, les produits commandés par un client, le fournisseur d'un produit… il faut établir un lien entre les différentes tables de la base de données.

La notions de relation est extrêmement importante car elle fige d'une certaine manière la liberté d'action pour de garantir une plus grande sécurité dans la cohérence des informations. Informatiquement, la relation est gérée par l'introduction de valeurs communes dans les deux tables liées. Il est donc obligatoire d'avoir un champ commun de même type qui contiendra les données. Ce champ ne peut être que la clé primaire de la première table (table mère) qui devient comme clé étrangère de la seconde table (table fille)
Les relations sont de trois types :

•  Relation UN à PLUSIEURS (1---- ∞ ) :

C’est une relation où chaque occurrence de la première table est liée à un nombre quelconque d’occurrences de la deuxième table, alors qu'à chaque enregistrement de la seconde table ne correspond qu'un enregistrement de la première table.

Exemple :

La relation entre la table Fournisseur et Produit la table est une relation UN à PLUSIEURS car un Fournisseur fourni par un ou plusieurs produits, mais le produit ne peut être fourni que par un et un seul fournisseur.

•  Relation UN à UN (1---- 1) :

C’est une relation où chaque occurrence de la première table participe une et une seule fois dans la deuxième table et réciproquement.

Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient associées de la sorte font normalement partie d'une même table. Vous pouvez utiliser une relation un à un pour diviser une table en plusieurs champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de sécurité ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu'à un sous-ensemble de la table principale.

Exemple :

Considérant qu'à chaque commande on émet une facture, de même qu'une facture est émise pour une seule commande ; la relation entre les tables Commande et Facture.

•  Relation PLUSIEURS à PLUSIEURS (∞----∞) :

Dans une relation plusieurs à plusieurs, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un enregistrement de la table B peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table A. Ce type de relation n'est possible qu'après définition d'une troisième table (appelée table de jonction), dont la clé primaire est composée de deux champs -les clés étrangères des tables A et B. Une relation plusieurs à plusieurs n'est en fait rien d'autre que deux relations un à plusieurs avec une troisième table. Par exemple, la table Commande et la
table Produits ont une relation plusieurs à plusieurs définie en créant deux relations un à plusieurs avec la table Ligne commandes.

 
MICROSOFT ACCESS
DEFINITIONS

C'est le SGBDR conçu par la firme Microsoft coopération combinant entre l'interface graphique et les fonctionnalités des systèmes de gestion des bases de données ; ainsi les commandes sont affichées sous forme de boutons, sur lesquels il suffit de cliquer dessus pour les exécuter ; et comme la plupart des SGBDR, Microsoft Access gère six grandes catégories d’objets à l’intérieur d’une base de données : Les tables, Les requêtes Les formulaires Les états Les Macros Les modules.

En effet, à l'aide de Microsoft Access, vous pouvez gérer toutes vos informations à l'aide d'un fichier unique de base de données. Dans ce fichier, vous devez répartir ces données entre plusieurs contenants appelés tables. Les formulaires en ligne vous permettent de consulter, d'ajouter et de mettre à jour les données des tables. Les requêtes vous permettent de rechercher et de récupérer les données que vous voulez. Quant aux états, ils servent à analyser et à imprimer les données selon la mise en page de votre choix.

DEMARRAGE D’ACCESS

Lorsque vous lancez Microsoft Access à l'aide de "Démarrer/Programme/ Microsoft  Access", une boîte de dialogue vous propose les alternatives suivantes :
 
 
CREATION D'UNE NOUVELLE BASE DE DONNEES
Pour créer une nouvelle base de données, dans la fenêtre d'accueil de Microsoft
Access, choisissez l'option "Nouvelle base de données Access", une boîte de dialogue intitulé
"Fichier Nouvelle base de données" apparaît.
 
Dans cette boîte de dialogue, Access vous demande de nommer la base de données.
Vous pouvez accepter le nom donné par défaut "Db1.mdb". Cependant, si vous pensez définir
plusieurs bases de données donnez-leur des noms évocateurs qui vous permettrons de les
retrouver facilement. En cliquant sur le bouton "créer", la fenêtre "base de données" apparaît :
 
CREATION ASSISTEE D’UNE BASE DE DONNEES
Si vous choisissez, dans la fenêtre d'accueil de Microsoft Access, l’option
"Assistants, pages et projet de base de données Access", une boîte de dialogue regroupant
divers assistants de création de bases de données apparaît :
 
En choisissant un assistant, Access vous demande de nommer la base de données
pour lancer ensuite l’assistant de création d’applications. Le bouton "Suivant" vous permet
de suivre les étapes de création de l’application en définissant les informations demandées.
LES ETAPES DE CREATION ASSISTEE DE BASE DE DONNEES DES CONTACTS 
 
OUVERTURE D’UNE BASE DE DONNEES
Au lancement d’Access, dans la boîte de dialogue “Microsoft Access”,
choisissez“Ouvrir un fichier existant”. Vous pouvez, également, ouvrir une base de données
à partir du menu “Fichier/Ouvrir…” ou à l’aide du bouton “Ouvrir” de la barre d’outil ou
en utilisant les touche de raccourci du clavier. La boîte de dialogue “Ouvrir” apparaît :
 
Cherchez le nom de la base de données dans laquelle vous voulez travailler, puis
cliquez sur le bouton “Ouvrir”. La fenêtre “Base de données” apparaît sur l’écran.
 
COPIE, SUPPRESSION ET MODIFICATION DU NOM D’UNE BASE DE DONNEES
Les bases de données Access sont enregistrées dans des fichiers
d’extensions“.MDB”. Pour copier, supprimer ou renommer une base de données, on est obligé
de passer par le poste de travail ou l’explorateur Windows.